Ohjelmakarttaan käyttäjä voi halutessaan jättää esitysehdotuksen, joka on mahdollista tallentaa luonnoksena tai valmiina. Luonnosvaiheessa olevasta ehdotuksesta lähetetään ehdotuksen yhteyshenkilöille muistutussähköposti, jotta ehdotus ei jää tallentamatta.
Ehdotuksen yhteyshenkilö voi ainoastaan vahvistaa valmiin esitysehdotuksen. Ehdotus on mahdollista lähettää myös videona, ja tässä tapauksessa tulee lisätä lyhyt kuvaus videolinkin lisäksi.
Ensimmäisenä valitaan ehdotukselle tyyppi, jotka ovat oletuksena foorumi, laboratorio, juliste, seminaari ja workshop.
Seuraavaksi määritellään ehdotukselle tarvittavat tiedot, kuten otsikko, videolinkki(jos sellainen on), esityksen sisältö ja esityksen kieli. Liitteitä on myös mahdollista lisätä, jolla ehdotuksen jättäjä voi antaa vielä tarkempaa lisätietoa tapahtumasta tai yrityksestä.
Ehdotukselle valitaan haluttu kohderyhmä, joita ohjelmakartan ylläpitäjä hallinnoi.
Avainsanoilla ehdotuksen jättäjä pystyy rajaamaan esityksensä kuvausta, ja jos valmiista listasta ei löydy tarpeeksi kuvaavaa avainsanaa, on mahdollista lisätä yksi omavalintainen.
Esityksen yhteyshenkilö on ehdotuksen jättäjä, joka voi myös olla samalla esiintyjä. Esiintyjä voi kuitenkin olla aivan toinen henkilö, jolloin hänen tiedot lisätään “Esiintyjät”-kohtaan. Esiintyjiä voi olla enemmän kuin yksi.
Ehdotukselle on mahdollista pitää webinaari, jolla ehdotuksen jättäjä pääsee esittämään esityksen ennen itse varsinaista tapahtumaa.
Lisätiedot kohtaan ehdotuksen jättäjä voi halutessaan kirjata erilaisia esityksen erityisjärjestelyjä.
Esitysehdotus voidaan tallentaa luonnoksena, jolloin ehdotus tallennetaan myöhempää muokkaamista varten. Painamalla “Tallenna ja lähetä”, ehdotus tallennetaan järjestelmään ja lähetetään arvioitavaksi. Tämän jälkeen valmista ehdotusta ei voi enään muokata. Lähettämisen jälkeen käyttäjä saa kiitosviestin sähköpostiin, josta pääsee rekisteröitymään itse järjestelmään ja tarkastelemaan oman esitysehdotuksen tilannetta.
