Useimmissa järjestelmän listausnäytöissä on hakutoiminto ruudun oikeassa yläkulmassa. Hakutoimintoon on voitu laittaa valmiiksi suodatin, jonka avulla näytetään vain osa listasta. Esimerkiksi allaolevassa kuvassa on suodatettu partnerit-listasta näkymään kaikki sellaiset, jotka on määritelty asiakkaiksi. Suodatin voidaan poistaa painamalla rastia sen vieressä (esim. kuvassa hakukentän laatikossa ”Asiakkaat”).
Kun hakukenttään aletaan kirjoittaa arvoa, hakukenttään tulee näkyviin ehdotuksia siitä, mistä kentästä kyseistä arvoa etsitään (esim. nimi, osoite, tms.). Voit valita
Suotimet
Suodatintoimintoja saada näkyviin lisää painamalla hakukentän oikeassa reunassa olevaa suurennusmerkkiä. Tällöin hakukentän alle tulee näkyviin kolme nappia: Suotimet, Ryhmittely ja Suosikit.
Suotimet-napilla voidaan suodattaa näkyviin kaikki kyseisen ehdon täyttävät rivit. Allaolevassa esimerkissä on valittu kaikki rivit, jotka ovat joko ”yrityksiä” tai ”laskutusosoitteita” ja ”asiakkaita”. Hakukenttään tulee näkyviin valittu suodatin, jonka vieressä on suppilo-symboli.
Kohdassa Lisää oma suodatin voidaan luoda omia suodattimia, antamalla
- 1. mitä kenttää tarkastellaan
- esim. partnerit-listauksessa mahdollisia kenttiä ovat kaikki partnerin takana olevat tiedot
- jos tiedot sisältävät sekä otsikko- että rivitietoja (esim. myynti- tai ostotilaukset, ostolaskut, ym.), mahdollisia hakukenttiä ovat vain otsikkotiedoissa olevat kentät.
- 2. määrittely siitä, miten suodatinta käytetään (sisältää, ei sisällä, on yhtäsuuri kuin, ei ole yhtäsuuri kuin, on asetettu, ei ole asetettu)
- 3. Arvo, johon kyseistä kenttää verrataan
Ryhmittely
Ryhmittely-nappi ei suodata mitään pois vaan ryhmittelee tiedot valitun kriteerin mukaan. Klikattaessa ryhmäotsikon vasemmalla puolella olevaa pikkunuolta saadaan näkyviin ryhmään kuuluvat rivit.
Yleisimmin käytetyt ryhmittelyt on listattu ylimmäisenä. Hakuriville tulee näkyviin valittu ryhmittely ja sen viereen ryhmä-symboli.
Suodattimia ja ryhmittelyjä voidaan yhdistellä. Allaolevassa esimerkissä on ryhmitelty yrityskentän mukaan rivit, jotka ovat joko ”yrityksiä” tai ”laskutusosoitteita” ja ”asiakkaita”.
Voidaan myös lisätä oma ryhmittely. Vastaavasti kuin suotimet-toiminnossa, voidaan valita ryhmittelyn perusteeksi mikä tahansa kenttä. Jos tiedot sisältävät sekä otsikko- että rivitietoja (esim. myynti- tai ostotilaukset, ostolaskut, ym.), mahdollisia ryhmittelykenttiä ovat vain otsikkotiedoissa olevat kentät.
Suosikit
Voit tallentaa tekemiäsi hakuja suosikeiksi, jolloin löydät ne myös seuraavalla kerralla, kun kirjaudut järjestelmään.
Anna haulle nimi. Valitse
- käytä oletuksena -valinta tarkoittaa sitä, että lista suodattuu aina kyseisen haun mukaisesti
- jaa kaikkien käyttäjien kanssa antaa haun muidenkin käyttäjien suosikkilistalle (tällöin et pysty enää poistamaan kyseistä hakua)
- lisää työpöydälleni lisää haun henkilökohtaiselle työpöydällesi (joka löytyy päävalikosta kohdasta ”työpöydät”