Järjestelmään kirjauduttuessa, saavutaan ensimmäisenä ”viestintä”-sivulle. Sivulla näkyvät kaikki uudet saapuneet viestit.
Viestejä syntyy sekä järjestelmästä että muilta käyttäjiltä.
- Järjestelmä voi lähettää viestejä esimerkiksi silloin, kun sinulle on kohdistettu projektitehtävä tai laatimasi tilaus menee laskutukseen.
- Toinen käyttäjä taas voi lähettää kommentteja ja huomioita liittyen eri elementteihin järjestelmässä.
Huom! Viestintä toimii vasta kun järjestelmän viestintäasetukset on määritelty sellaisiksi, että järjestelmä pystyy lähettämään sähköposteja.
Monessa toiminnossa ruudun alareunassa on viestintäosio. Sellainen löytyy esimerkiksi tuotetiedoista:
myynti-, osto- ja valmistustilauksista:
ja projektitehtävistä.
Viestiosiossa on kaksi toiminnallisuutta, ”uusi viesti” ja ”lisää sisäinen kommentti”.
”Uusi viesti” lähettää viestin kaikille dokumentin seuraajille. Seuraajat löytyvät viestiosion oikeasta yläkulmasta, josta voidaan lisätä ja poistaa seuraajia. Osto- ja myyntitdokumenteissa kumppanin sähköpostiosoite tulee automaattisesti seuraajaksi.
Luo uusi viesti painamalla nappia ”uusi viesti”.
Kirjoita viesti laatikkoon. Voit liittää mukaan liitetiedostoja.
Voit ottaa Odoo-käyttäjän mukaan viestiketjuun myös käyttämällä @-merkkiä: Kirjoita viestiin @ ja alkua käyttäjän nimi, jolloin järjestelmä ehdottaa mahdollisia vaihtoehtoja. Valitse oikea henkilö listasta. Nimi näkyy sinisenä, kun viesti on mennyt käyttäjälle perille.
Voit myös avata viestin popup-editointi-ikkunaan, jossa pystyt muokkaamaan tekstin fontteja ja värejä sekä lisäämään kuvia ja linkkejä. HUOM! @-maininta ei toimi popup-editointi-ikkunassa!
Paina nappia ”lähetä”, jolloin viesti lähtee seuraajille.
Viesti näkyy seuraajilla ”viestintä”-modulin ”saapuneet”-osiossa.
Sisäinen kommentti luodaan samalla tavoin, mutta sitä ei lähetetä seuraajille, van sen voi lukea tulemalla kyseiselle sivulle.
Käyttäjä voi itse määritellä, tulevatko viestit myös hänen sähköpostiinsa.
Tämä tehdään käyttäjän omissa tiedoissa, ruudun oikeassa yläkulmassa.
Klikkaa käyttäjän nimeä ja valitse ”asetukset”.
Kohdassa ”lähetä viestit ja ilmoitukset sähköpostitse”, valitse ”kaikki viestit”.
Kirjoita ”sähköposti”-kenttään se sähköposti, johon haluat viestit lähettää.
Paina lopuksi nappia ”tallenna”.
Huomioithan, että kaikki viestit (myös järjestelmän lähettämät status-viestit) tulevat silloin sähköpostiisi.
Jos käytetään järjestelmän lähetystoimintoja, kuten myynti- tai ostotilauksen ”lähetä sähköpostilla”-nappia, myös tästä syntyy ruudun alareunan viestiketjuun uusi merkintä.