Event Booking on tehokas ja monipuolinen ilmoittautumis-/tapahtumakalenterilisäosa, jonka avulla tapahtumia ja niihin liittyviä tapahtumapaikkoja voidaan hallita kätevästi joko suoraan kalenterin julkisessa näkymässä tai lisäosan hallintanäkymässä. Lisäksi erilaisia tapahtumakategorioita voidaan luoda rajattomasti. Yksittäinen tapahtuma on myös mahdollista lisätä useampaan kuin yhteen kategoriaan. Hallintanäkymän kautta on lisäksi mahdollista määrittää mm. tapahtumaan ilmoittautuneille lähetettäviä automaatisia viestipohjia.
Ominaisuuksia:
- Useita erilaisia näkymiä tapahtumien tarkasteluun sivustolla, esim. tulevat tapahtumat, kategorianäkymä, listanäkymä, päivä, viikko ja kuukausi -näkymät
- Tapahtumat voivat kuulua yhteen tai useampaan kategoriaan
- Tapahtumapaikoille voidaan määrittää sijainti ja karttalinkki / Google Maps -karttanäkymä
- Mahdollisuus luoda automaattisesti toistuvia tapahtumia (päivittäin, viikoittain, kuukausittain, vuosittain)
- Tapahtuman ilmoittautumisen yhteydessä näytettävälle lomakkeelle mahdolista luoda omia lisäkenttiä
- Tapahtumiin mahdollista ilmoittautua yksittäin ja/tai ryhmänä
- Jonotuslista-toiminto
- Massapostitus tapahtumaan osallistujille / ilmoittautuneille
- Sähköpostipohjat
- Päivämääräasetukset ilmoittautumiselle
- Sososiaalisen median jaa/tykkää -painikkeet
Tapahtumien hallinta (Events)
Tapahtuman luominen
1. Valitse Komponentit > Event Booking > Events ja klikkaa Uusi-painiketta. Tapahtuman lisäämisen
näkymä avautuu (kuva 1).
2. Määritä tapahtumalle vähintään seuraavat tiedot: Otsikko, Kategoria, Sijainti, Aloitus- ja loputuspäivämäärä, ilmoittautumisen sulkeutumispäivämäärä, Max. Osallistujat, ilmoittautumisen tyyppi sekä kuvaus. Voit myös määrittää tapahtuman luojan sekä oletuskategorian lisäksi lisäkategorioita. Mikäi haluat määrittää tapahtuman useampaan kuin yhteen kategoriaan, voit lisätä niitä Lisäkategoriatvalinnan kautta lisätä (valitse useampi kategoria Ctrl-näppäin pohjassa). Ilmoittautumisen tyyppi -valinnan kautta voit määrittää, voiko tapahtumaan tehdä yksittäisen ilmoittautumisen lisäksi ryhmäilmoittautumisia.
3. Klikkaa lopuksi Tallenna & Sulje
Kuva 1. Tapahtuman lisääminen näkymä.
Tapahtuman muokkaaminen
1. Valitse Komponentit > Event Booking > Events ja klikkaa tapahtuman nimen päältä. Mikäli haluat muuttaa jo menneen tapahtuman tietoja, klikkaa oikealta yläpalkissa olevaa Hide-painiketta ja valitse alasvetovalikosta Show, jolloin listalle ilmestyvät myös jo menneet tapahtumat.
2. Tee haluamasi muutokset ja klikkaa lopuksi Tallenna & Sulje
Tapahtuman poistaminen
1. Valitse Komponentit > Event Booking > Events ja klikkaa sen tapahtuman nimen vasemmalla puolella näkyvää ruksia, jonka haluat poistaa.
2. Klikkaa Yläpalkin Poista-painiketta.
Sijaintien hallinta (Locations)
1. Valitse Komponentit > Event Booking > Locations ja klikkaa Uusi-painiketta. Uuden sijainnin lisäämisen näkymä avautuu (kuva 2).
Kuva 2. Uuden sijainnin lisäämisen näkymä
2. Täytä vähintään Nimi-kenttä. Voit myös halutessasi antaa sijaintia tarkentavia tietoja kuten osoitteen, kaupungin, postinumeron. Näitä tietoja hyödynnetään Google Maps-kartan näyttämisessä tapahtumatietojen yhteydessä (kuva 3). Kirjoittamalla osoite-kenttään jonkin osoitteen, antaa lisäosa ehdotuksia osoiteen sijainnista (kuva 4).
Kuva 3. Tapahtuman sijainti, joka avautuu ponnahdusikkunana, kun sijainnin-nimeä klikataan tapahtumasivulla.
Kuva 4. Sijainnin syöttämisen osoite-kenttä
3. Kun olet valmis, klikkaa vielä Julkaistu valinnan kohdalla täppä Kyllä, ja klikkaa Tallenna & Sulje-painiketta.
Tapahtuman lisäkentät (Custom Fields)
Tapahtumille on mahdolista luoda ilmoittautumisen yhteydessä täytettäviä lisäkenttiä (Custom Fields). Lisäkenttiä on mahdollista määrittää näkymään joko kaikissa tapahtumissa tai vain tietyissä tapahtumissa.
Tapahtuman lisäkentän luominen
1. Valitse Komponentit > Event Booking > Custom Fields ja klikkaa Uusi-painiketta. Uuden sijainnin lisäämisen näkymä avautuu (kuva 5).
Kuva 5. Uuden lisäkentän lisäämisen näkymä
2. Valitse, haluatko lisäkentän näkyvän kaikissa tapahtumissa (All Events) tai vain tietyssä/tietyissä tapahtumissa. Voit valita useamman tapahtuman klikkaamalla tapahtumia Ctrl-painike pohjassa.
3. Valitse, minkä tyyppisen lisäkentän haluat luoda (Tekstikenttä, tekstialue, radiopainike jne.).
4. Täytä lisäkentän Nimi (ei saa sisältää välilyöntejä, ääkkösiä tai erikoismerkkejä) ja Otsikko.
5. Määrittele, halutaanko lisäkenttä pakolliseksi valitsemalla Required > Kyllä. Voit vielä halutessasi määrittää, minkä tyyppin validoinnin haluat pakolliselle kentälle (Date type vailidation).
6. Kun olet valmis, klikkaa vielä Julkaistu valinnan kohdalla täppä Kyllä, ja klikkaa Tallenna & Sulje-painiketta.
Massapostitus tapahtuman osallistujille (Mass Mail)
1. Valitse Komponentit > Event Booking > Mass Mail. Massapostituksen lähetyksen näkymä avautuu (kuva 6).
Kuva 6. Massapostituksen lähetyksen näkymä.
2. Valitse tapahtuma, jonka osallistujille haluat lähettää viestin.
3. Kirjoita Sähköpostin aihe ja viesti ja klikkaa lopuksi Lähetä viesti -painiketta.
Ilmoittautuneiden hallinta
1. Valitse Komponentit > Event Booking > Registrants. Ilmoittautujien hallintanäkymä avautuu (kuva 7).
Kuva 7. Ilmoittautujien hallintanäkymä.
2. Oletuksena näkymässä näkyvät kaikkien tapahtumien ilmoitattautuneet. Rajataksesi näkymään vain tietyn tapahtuman ilmoittautuneet, klikkaa ylävalikosta Select Event-painiketta ja kirjoita sen alapuolelle avautuvaan kenttään osa tapahtuman nimestä, ja klikkaa tapahtuman nimen päältä (kuva 8).
Kuva 8. Yksittäisen tapahtuman ilmoittautuneiden valitseminen.
Ilmoittautuneiden tietojen vienti csv-tiedostona (Export Registrations)
HUOM: Voit viedä vain jo sulkeutuneiden tapahtumien osallistujien tietoja csv-muodossa.
1. Valitse Select Event-painikkeen kautta sen tapahtuman ilmoittautuneet, joiden tiedot haluat viedä csvtiedostona.
2. Klikkaa ylävalikon Export Registrants-painiketta
3. Tallenna tiedosto tietokoneellesi, jonka jälkeen voit avata sen esim. Excelissä.
Sähköpostipohjat & Viestit (Emails & Messages)
1. Valitse Komponentit > Event Booking > Emails & Messages. Viesti- ja sähköpostipohjien hallintanäkymä avautuu (kuva 9).
Kuva 9. Viesti- ja sähköpostipohjien hallintanäkymä.
2. Hallintanäkymästä löydät kaikki lisäosan viesti- ja sähköpostipohjat. Voit muokata niiden sisältöjä teskstieditorin kautta. Tekstieditorin oikealla puolelta näet mitä tageja (esim. [EVENT_TITLE] = Tapahtuman nimi ja REGISTRATION_DETAIL] = Ilmoittatumisen tiedot) voit käyttää kyseisen viestin/sähköpostin pohjassa.
3. Kun olet muuttanut sivulla näkyviä tietoja, muista lopuksi klikata Tallenna & Sulje -painiketta, jotta tekemäsi muutokset tulevat voimaan.